The Power of Evidence dan Bagaimana Dokumen Terkontrol Dapat Menyelamatkan Peruhsaan Anda

Ketika hubungan kontraktual mengikat dua organisasi, ada potensi ketidaksepakatan atau perselisihan, terutama di sektor kegiatan yang melibatkan engineering, konstruksi, operasi dan / atau pemeliharaan aset.
Ketika ada perselisihan antara dua organisasi, evidence/bukti akan membuat sebuah perbedaan: apa yang disepakati secara kontrak, bagaimana kontrak dikatakan dan yang paling penting, evidence/bukti apa yang dapat diberikan oleh masing-masing pihak untuk mendukung argumen mereka, untuk membuktikan bahwa apa yang mereka katakan itu benar dan untuk menghindari tanggung jawab. 
Dokumen Kontrol memainkan peran utama dalam bidang ini.

Apa yang bisa dianggap sebagai bukti?

Bukti adalah "apa pun yang membantu membuktikan bahwa sesuatu itu benar atau tidak benar".

Ada berbagai jenis bukti yang dapat digunakan selama konflik atau ketidaksepakatan antara dua pihak, termasuk:

1. Bukti demonstratif: representasi suatu objek, misalnya foto, video, gambar, bagan, simulasi, dll.
2. Bukti dokumenter: bukti apa pun yang dapat disajikan secara tertulis, misalnya kontrak, faktur, dokumen teknis, dll. 
3. Kesaksian: bukti verbal, yang diberikan oleh seorang saksi, misalnya, di pengadilan.

Apa bukti yang kuat?

Bukti yang kuat adalah bukti yang tidak dapat diperdebatkan. Jika, misalnya, suatu organisasi memberikan bukti penyerahan dokumen atau informasi, tetapi pihak lain dapat meyakinkan sebaliknya, maka bukti tersebut tidak cukup kuat.

Contoh lain: lembar transmittal terkontrol yang dilampirkan pada dokumen apa pun yang dikirim ke pihak eksternal, yang berisi semua metadata transmittal, ditandatangani oleh pengirim dan oleh penerima adalah bukti yang jauh lebih kuat daripada email saja, karena penerima selalu dapat mengklaim bahwa mereka tidak pernah menerima email itu.

Bagaimana Dokumen Kontrol membantu dengan bukti?

Ketika suatu organisasi memasuki hubungan kontraktual, ia harus menganalisis cara-cara di mana perselisihan dapat muncul dan harus merancang solusi untuk mencegah perkembangan perselisihan tersebut.

Namun, selain pencegahan, setiap organisasi juga harus merancang solusi untuk membuat catatan yang kuat dan mengumpulkan bukti dalam semua aspek kegiatannya, untuk berjaga-jaga jika terjadi perselisihan.

Intinya, itulah yang dilakukan Dokumen Kontrol: Kegiatan Dokumen Kontrol membantu membuat catatan dan bukti kegiatan dalam konteks kontrak yang mengikat dua organisasi. Bukti yang dibuat termasuk, tetapi tidak terbatas pada:

• Aturan apa yang disepakati untuk pengelolaan dokumen;
• Dokumen apa yang dibuat;
• Dokumen apa yang dikirim atau diterima;
• Siapa yang membuat komentar apa pada dokumen apa;
• Kepada siapa dokumen dikirim, dan siapa yang menerima dokumen tersebut;
• Untuk apa dokumen diterbitkan? 
• Untuk apa dokumen digunakan?

Serangkaian proses dan praktik Dokumen Kontrol yang dirancang dengan baik memungkinkan untuk membuat dan menghasilkan bukti yang dapat menyelamatkan organisasi / perusahaan.