Master Deliverable Register (MDR): Menindaklanjuti Dokumen Proyek

MDR mungkin adalah salah satu akronim pertama yang kita dengar, ketika memulai karir di Dokumen Kontrol, dan lebih khusus lagi ketika bekerja di lingkungan proyek.

MDR adalah singkatan dari "Master Document Register" atau, untuk menghindari kebingungan dengan register lain, "Master Deliverable Register".

MDR adalah daftar semua hasil dokumentasi

MDR pada dasarnya adalah daftar semua hasil dokumentasi untuk proyek tertentu, dengan informasi tambahan pada masing-masing dokumen ini, misalnya:

• Informasi identifikasi (nomor, judul, disiplin, jenis dokumen)
• Status dokumen dan informasi progress (indeks revisi, tanggal, status, dll)
• Informasi tentang rencana tanggal pengiriman
• Informasi tentang tanggal pengiriman aktual

MDR biasanya merupakan Spreadsheet Excel

Biasanya menggunakan spreadsheet Excel karena format yang tersebar luas dan memudahkan untuk berbagi informasi antar perusahaan, dan juga memungkinkan untuk dengan mudah mengurutkan, memfilter, menyorot, memproses data yang termasuk dalam MDR, baik dari sisi Kontraktor maupun Sisi Klien.

MDR adalah dokumen komunikasi antara Kontraktor dan Klien

Meskipun template MDR mungkin milik Klien, MDR itu sendiri biasanya merupakan dokumen yang dimiliki oleh Dokumen Kontrol Kontraktor.

Dia biasanya bertugas memperbarui MDR dan secara teratur mengirimkannya ke Klien: biasanya setiap minggu, kadang-kadang (lebih jarang) setiap bulan.

Dalam hal ini, MDR dapat dianggap sebagai dokumen komunikasi antara Kontraktor dan Klien, tentang status hasil akhir proyek: berikut adalah daftar dokumen yang ingin kami kirimkan kepada Anda selama proyek berlangsung, dengan indikasi kemajuan untuk masing-masing dari mereka.

Setelah diterima, ini juga merupakan kesempatan bagi Pengontrol Dokumen Klien untuk memeriksa informasi, dan untuk saling memeriksa apakah yang ditunjukkan oleh Kontraktor "Issued Document" benar-benar telah "diterima" oleh Klien.

Contoh Master Document Register (MDR)

MDR membantu menindaklanjuti kemajuan proyek

MDR adalah alat penting untuk tim Dokumen Kontrol dan untuk tim Manajemen Proyek dan Kontrol / Layanan Proyek secara umum untuk menindaklanjuti kemajuan proyek dan untuk mengidentifikasi potensi masalah sedini mungkin.

Data dari MDR dapat digunakan untuk mengidentifikasi dokumen yang terlambat dari Kontraktor, komentar terlambat dari Klien, dokumen yang hilang, potensi keterlambatan dengan hasil, dan oleh karena itu dampaknya pada jadwal proyek dan secara keseluruhan masalah terkait dokumentasi untuk proyek.

Ini juga merupakan dokumen yang digunakan selama meeting progress proyek (baik meeting internal maupun Klien/Kontraktor) untuk menindaklanjuti tindakan pada dokumen dan untuk memastikan progressnya.

Ini adalah salah satu dokumen kunci pada suatu proyek, dan meskipun dikelola oleh Dokumen Kontrol, ini berisi informasi yang berguna untuk banyak disiplin ilmu lainnya.

Inilah sebabnya mengapa secara umum juga merupakan praktik yang baik untuk menyetujui dari awal proyek pada template, format dan periodisitas penerbitan dokumen kritis ini.