Manajemen Email: Tantangan dan Solusinya

Kami biasanya mendefinisikan korespondensi sebagai komunikasi dengan bertukar surat. Dengan ekstensi, istilah 'korespondensi' mencakup surat-surat resmi, serta email, faks, dan memo.
Meskipun mengelola korespondensi biasanya tidak berada di bawah lingkup Document Control (karena biasanya berfokus pada dokumen teknis, gambar, dokumen manajemen), Makin lama Document Control profesional dihadapkan dengan tantangan baru yang terkait dengan manajemen dan pelacakan korespondensi.

Lebih sedikit surat, lebih banyak email

Tantangan pertama datang dari maraknya penggunaan email. Kami biasa diskusi resmi apa pun melalui surat resmi. Ini adalah cara yang jelas dan dapat dilacak untuk mendiskusikan atau mengklarifikasi suatu poin secara resmi.

Mengelola surat tidak berbeda dengan mengelola dokumen, dari sudut pandang Document Control: memastikan bahwa surat itu memiliki nomor unik, bahwa itu berisi informasi identifikasi yang relevan, serta terdaftar dan terdokumentasikan.

Saat ini, kita dapat melihat bahwa tren baru muncul untuk menggunakan lebih banyak email, dan lebih sedikit surat. Topik-topik penting terkadang dibahas tanpa henti melalui pertukaran email dan jarang diformalkan secara resmi dalam surat.

Persyaratan Traceability (keterlacakan)

Jika masalah resmi dibahas melalui email, termasuk keputusan yang dibuat, perjanjian hukum dan kontrak, komentar teknis, dll., Maka kita perlu memiliki cara untuk melacak dan mengarsipkan email penting tersebut.

Traceability (Keterlacakan) adalah kunci dalam Document Control: salah satu fungsi Document Control Profesional adalah untuk memastikan bahwa ada traceability (keterlacakan) dalam proyek / departemen / perusahaan: keterlacakan dokumen, komentar, keputusan, pengiriman, dll.

Jika suatu insiden terjadi, atau jika perusahaan diselidiki atau diaudit, kami harus dapat memberikan bukti tentang apa yang dilakukan, mengapa, kapan, oleh siapa, dll.

Ini berarti bahwa email 'penting' harus dilacak, terlacak, mudah diambil, dan tercatat.

Tantangan manajemen email

Jumlah email: Setiap orang dapat mengirim email dan melakukannya setiap hari berkali-kali. Hal yang sama berlaku untuk balasan email. Ini berarti bahwa mungkin ada ribuan email yang dipertukarkan setiap hari dalam satu proyek atau departemen.

Banyak balasan: Sementara dengan surat resmi, jumlah surat dan balasan pada subjek yang sama terbatas, dengan email Anda dapat memiliki lusinan email yang dipertukarkan untuk membahas topik yang sama.

Resistensi pengguna: pelacakan email terkadang dianggap oleh pengguna sebagai gangguan atau spam. Ini menyiratkan penolakan beberapa pengguna terhadap manajemen email formal.

Menangani email

Untuk mengatasi tantangan yang ada pada manajemen email, bahkan sebelum memikirkan solusi teknis, hal pertama yang harus dilakukan adalah mengeluarkan kebijakan / pedoman perusahaan tentang email.

Apakah ada subjek yang tidak boleh dibahas melalui email? Adakah persyaratan untuk memformalkan melalui surat atau dokumen ketika datang ke topik tertentu?

Manajemen email juga jauh lebih mudah ketika email mengikuti konvensi tertentu dalam hal baris subjek (misalnya «Kontrak XXX - Deskripsi akurat tentang materi pembahasan»).

Seiring dengan pedoman ini, juga harus ada aturan yang jelas tentang email mana yang perlu direkam dan mana yang tidak.

Memang, tidak perlu mencatat semua email, hanya yang berisi informasi 'penting' (apa yang dianggap 'penting' harus didefinisikan oleh perusahaan).

Langkah selanjutnya adalah tentang solusi teknis untuk pelacakan dan perekaman email. Beberapa EDMS mengintegrasikan fitur untuk merekam email secara otomatis. Misalnya setiap folder di EDMS dialokasikan alamat email. Ketika pengguna mengirim email penting yang perlu direkam, dia hanya perlu menyalin alamat ini dan EDMS akan melakukan sisanya: merekam email, informasi (dari, ke, tanggal, dll), serta lampiran.

Ketika tidak ada solusi seperti itu yang tersedia di perusahaan, Document Control biasanya menggunakan kotak surat khusus, yang disalin pengguna ketika email perlu direkam. Kemudian, mereka mengarsipkan email di kotak surat, atau membuat PDF email di akhir percakapan dan meregisterkannya.