Pertanyaan ini mungkin tampak aneh bagi mereka yang mengetahui apa yang dapat dilakukan oleh sistem Kontrol Dokumen yang baik. Tapi pertanyaan-pertanyaan ini datang lebih sering daripada yang mungkin Anda pikirkan: "Mengapa saya memerlukan Kontrol Dokumen? Mengapa menerapkannya? Tidak dapatkah karyawan/engineer kami melakukan tugas mereka?
Pertama-tama, Kontrol Dokumen jauh lebih dari sekadar
pengarsipan dokumen. Dan di sinilah nilainya berada: mengimplementasikan
Document Control akan mendukung semua kegiatan perusahaan, dan akan menambah
nilai setidaknya dalam bidang-bidang berikut:
- Pengambilan
dokumen: banyak perusahaan yang bekerja tanpa Kontrol Dokumen
profesional berjuang dengan pengambilan dokumen.Bayangkan jika setiap karyawan
mencari dokumen atau informasi selama 15 menit per hari (15 menit perkiraan). Kontrol Dokumen memastikan bahwa kami dapat
mengambil informasi yang benar, dalam waktu yang wajar.
- Kontrol: Mendapatkan
kontrol dokumen (termasuk modifikasi dokumen, pembaruan, penarikan, dll.)
berarti Anda akan yakin bahwa informasi yang ada adalah yang paling update.
- Keamanan
Informasi: Kontrol Dokumen membantu mendefinisikan, menerapkan, dan
mengelola aturan untuk mengakses dokumen (siapa yang dapat mengakses dokumen,
siapa yang dapat membacanya, memodifikasinya, dll).
- Keterlacakan
dan kemampuan audit: Pastikan bahwa Anda tidak akan pernah
kehilangan jejak apa yang telah terjadi pada dokumen Perusahaan Anda.
- Konsistensi: Dalam Perusahaan/Proyek/Departemen yang sama, Kontrol Dokumen berarti bekerja dengan standar yang sama, menstandarisasi dokumentasi, dan mematuhi peraturan industri dan persyaratan hukum
- Keamanan:
Implikasi dari kurangnya Kontrol Dokumen bisa sangat serius dan bahkan
menyebabkan insiden, cedera atau kematian.
Kesimpulannya, menerapkan Kontrol Dokumen adalah sarana
untuk melindungi perusahaan Anda, dan untuk memastikan aksesibilitas,
retrievability, kontrol dan keamanan untuk dokumen dan informasi Anda.
.jpg)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar