Apa itu Dokumen Kontrol?

Dokumen Kontrol merupakan profesi dan peran pekerjaan yang saat ini banyak diterapkan di berbagai sektor kegiatan.

Tapi apa itu Dokument Kontrol?

Definisi Dokumen Kontrol

Dokument Kontrol adalah profesi manajemen dokumen yang tujuannya adalah untuk menegakkan prosedur dan praktik yang dikendalikan untuk pembuatan,peninjauan, modifikasi, penerbitan, distribusi, dan aksesibilitas dokumen.

Peran tersebut memastikan bahwa dokumentasi yang tersedia di titik penggunaan resmi dalam suatu organisasi bisa dipercaya oleh penggunanya dan berisi informasi terkini, diperiksa, dan disetujui secara resmi.

Profesi ini sebagian besar hadir di sektor aktivitas atau organisasi:

• Dimana dokumentasi sering dimodifikasi dan diperbarui;
• Dimana menemukan dokumen dan informasi yang dapat diandalkan, terkini dan resmi adalah sangat penting;
• Dimana penggunaan yang tidak disengaja dari dokumen usang atau tidak resmi dapat menyebabkan cedera atau kematian;
• Dimana sejumlah besar dokumen diproduksi dan dipertukarkan antara entitas yang berbeda;
• Melibatkan operasi teknis;
• Dengan penekanan kuat pada kepatuhan, keterlacakan, dan kemampuan audit.

Dokumen Kontrol mengelola siklus dokumen

Dengan cara yang sangat sederhana, kita dapat mendefinisikannya sebagai pengorganisasian dokumen, data, dan informasi secara konsisten,terstandarisasi, dan terkendali.

Kita juga dapat mengatakan bahwa kontrol dokumen adalah serangkaian tindakan yang diambil untuk mengatur persiapan, peninjauan,persetujuan, rilis, distribusi, akses, penyimpanan, keamanan, perubahan, perubahan, penarikan, atau pembuangan dokumen.

jadi, hampir semua tentang dokumen!

Kontrol dokumen adalah persyaratan dari standar ISO 9001

Kontrol dokumen juga merupakan persyaratan dari standar internasional ISO (*) 9001 (Sistem Manajemen Mutu - Persyaratan).

Standar ini menyatakan secara khusus bahwa:

Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentukan kontrol yang diperlukan:

1. untuk menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan,
2. untuk meninjau dan memperbarui sebagaimana diperlukan dan menyetujui kembali dokumen,
3. untuk memastikan bahwa perubahan dan status revisi dokumen saat ini diidentifikasi,
4. untuk memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat penggunaan,
5. untuk memastikan bahwa dokumen tetap terbaca dan mudah diidentifikasi,
6. untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan, dan untuk mencegah penggunaan yang tidak disengaja dari dokumen usang, dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika disimpan untuk tujuan apa pun.

Dokumen Kontrol sangat penting untuk bisnis apa pun

Kontrol dokumen adalah kunci untuk bisnis apa pun. Ini adalah elemen penting untuk memastikan efisiensi, kinerja, keandalan, ketertelusuran, kualitas, dan keamanan.