Deskripsi Pekerjaan Dokumen Kontrol

Setelah mendefinisikan Dokumen Kontrol di artikel sebelumnya, kita sekarang akan menentukan apa yang spesifik untuk peran Dokumen Kontrol dan memberikan contoh deskripsi pekerjaan Dokumen Kontrol yang khas.

Apa yang dilakukan Dokumen Kontrol ?

Dokumen Kontrol bertanggung jawab atas kontrol dan manajemen harian dokumen pada suatu Proyek / di Departemen / di Perusahaan.

Kegiatan khas mereka  meliputi:

• Penomoran &identifikasi dokumen
• Pemeriksaan kualitas & kepatuhan pada prosedur dokumen
• Pengarsipan dan pengorganisasian dokumen (baik elektronik maupun / atau hardcopies)
• Kontrol atas modifikasi dokumentasi, distribusi, penerbitan (sesuai prosedur) selama seluruh siklus hidupnya
• Pemeliharaan daftar (register) dokumen yang berlaku
• Distribusi dokumen kepada orang/organisasi yang relevan
• Pelaporan kemajuan pada status dokumen / pemeliharaan KPI (Indikator Kinerja Utama)

Setiap perusahaan memiliki spesifikasi, deskripsi pekerjaan yang sebenarnya dapat sedikit berbeda dari perusahaan ke perusahaan lain, dan kadang-kadang dapat memerlukan kurang atau lebih dari tugas-tugas yang tercantum di atas. Namun daftar di atas menangkap tugas-tugas penting dari profesi.

Di mana kita dapat menemukan pekerjaan Dokumen Kontrol?

Profesi Dokumen Kontrol ada di seluruh dunia dan di berbagai industri.

Dokumen Kontrol terutama bekerja di industri yang melibatkan desain, teknik, konstruksi / fabrikasi / manufaktur dan / atau operasi, seperti (tetapi tidak terbatas pada): penerbangan, pembangkit listrik tenaga nuklir &, minyak dan gas, pertambangan, energi terbarukan, konstruksi, kereta api, infrastruktur, farmasi, arsitektur, pertahanan, makanan dan minuman, perangkat medis, manufaktur, dll.

Semakin banyak industri sekarang mengadopsi Dokumen Kontrol, terutama saat ini dengan meningkatnya kebutuhan dalam mengendalikan dokumentasi, informasi, dan data di dunia di mana kelimpahannya membuatnya sulit untuk dikelola.

Apakah ini pekerjaan berbasis kantor?

Profesi Document Control sebenarnya bisa sangat bervariasi dan DC dapat bekerja baik di kantor maupun di lokasi, tergantung pada kebutuhan perusahaan masing-masing.

Apa Interaksi yang bersinggungan dengan Dokumen Kontrol?

Mereka sangat bervariasi dan itu sebenarnya adalah salah satu manfaat besar dari profesi ini: tidak ada dua hari yang sama, dan Anda dapat berinteraksi dengan berbagai orang.

Interaksi, sekali lagi, akan tergantung pada spesifikasi lingkungan kerja, tetapi biasanya Pengontrol Dokumen akan memiliki:

• Antarmuka Internal: dengan penulis, insinyur, manajer, tim teknis, pengguna, dll.

• Antarmuka Eksternal: dengan klien, kontraktor, sub-kontraktor, vendor, dll.

Apa jenjang karier pada Dokumen Kontrol?

Biasanya, profesional Dokumen Kontrol dimulai sebagai Dokumen Kontrol (atau Dokumen Kontrol junior) dan berkembang ke posisi Senior.

Kemudian dimungkinkan untuk jenjang karir kedepannya bisa ke posisi Lead (melibatkan memimpin tim Dokumen Kontrol) atau bahkan ke posisi manajer Dokumen Kontrol.