Menghindari masalah Dokumen Kontrol yang berulang

Bagi kita yang mengerjakan proyek, terkadang ada perasaan yang luar biasa daripada beberapa masalah yang biasanya kita temui terus terjadi dari proyek ke proyek lain dan bahwa ada masalah berulang yang harus dihindari.

Masalah berulang yang khas meliputi: ketidaksepakatan antara klien dan kontraktor (atau sub-kontraktor / vendor) tentang standar dokumen (misalnya penomoran, sistem revisi, templat, format, dll.), Ketidaksepakatan pada metode pengiriman (elektronik / hardcopy, melalui email, melalui EDMS), ketidaksepakatan pada format dokumen As-Built, dll.

Beberapa langkah sebenarnya dapat membantu menghindari masalah DC berulang yang paling umum.

Persyaratan DC yang Terdokumentasi

Banyak masalah sebenarnya dapat dihindari dengan mudah dengan memastikan bahwa persyaratan Kontrol Dokumen didokumentasikan oleh Klien (misalnya dengan dokumen 'Instruksi Kontrol Dokumen kepada Kontraktor'), termasuk dalam Undangan Tender (atau Permintaan Penawaran) serta termasuk dalam kontrak yang ditandatangani antara kedua pihak.

Membahas persyaratan dalam tahap Tender memungkinkan Kontraktor/Vendor untuk mengutip persyaratan khusus. Memasukkan persyaratan dalam kontrak memungkinkan untuk mengurangi jumlah ketidaksepakatan karena kontrak adalah dokumen yang mengatur untuk pekerjaan yang akan dilakukan. Jika ada persyaratan dalam kontrak dan para pihak telah menandatanganinya, maka kami dapat menegakkannya. Jika tidak, maka kita mungkin memiliki perintah perubahan atau negosiasi untuk diadakan.

 

Keterlibatan dalam kick-off meeting

Masalah umum yang  selanjutnya adalah bahwa mereka tidak terlibat dalam rapat kick-off, atau mereka bahkan bergabung dengan proyek baru ketika sudah dimulai.

Ini adalah masalah karena Dokumen Kontrol adalah fungsi yang berinteraksi dengan semua pemangku kepentingan proyek (internal dan eksternal) dan karena semua proses yang terkait dengan dokumen (termasuk membuat, revisi, review) mencakup beberapa kelompok orang (authors, leads, managers, dokumen kontrol , dll.). 

Oleh karena itu, pada dasarnya, Dokumen Kontrol adalah salah satu fungsi yang harus diwakili selama kick-off meeting untuk proyek tersebut. Manfaatnya adalah pemahaman tentang spesifikasi proyek, persyaratan, dan panduan tentang bagaimana tujuan proyek untuk bekerja sama.

Catatlah pelajaran yang dipetik dan tindak lanjutilah setelahnya

Selama proyek berlangsung, penting untuk menyimpan catatan pelajaran yang dipetik: apa pun yang tidak berjalan seperti yang diharapkan misalnya, harus dicatat. Termasuk bagaimana itu terjadi, mengapa dan bagaimana itu dikelola. Selain catatan tersebut, penting untuk meluangkan waktu di akhir proyek untuk sesi analisis tentang masalah tersebut, dan tindakan pencegahan apa yang dapat kita ambil untuk menghindari terulangnya kembali.

Penting memang tidak hanya untuk berada dalam posisi korektif ketika masalah terjadi, tetapi untuk mengadopsi pencegahan di mana kita menetapkan strategi untuk meningkatkan praktik dan proses di sepanjang jalan.