Cara memastikan sistem Kontrol Dokumen Anda berjalan. Bagaimana cara meningkatkan sistem Anda saat ini? Bagaimana cara menerapkan sistem baru?
Ketika datang ke
sistem Kontrol Dokumen, kita cenderung lupa berapa banyak aktivitas dan item
yang harus diperhitungkan. Kami telah membuat roadmap yang
dapat digunakan untuk menilai sistem Kontrol Dokumen Anda saat ini.
Memang, sistem Kontrol Dokumen bukan hanya prosedur atau perangkat lunak. Ini jauh lebih dari itu. Setidaknya harus mencakup hal-hal berikut:
- Strategi:
Bagaimana strategi Perusahaan dalam hal Document Control? Departemen mana
yang harus bekerja dengan DC? Kategori dokumen yang mana?
- Mendokumentasikan
aturan: Prosedur, Instruksi kepada Kontraktor, dll.
- Lifecycle Dokumen:
Apa siklus untuk dokumen internal? Untuk dokumen eksternal?
- Proses DC: Siapa
yang melakukan, apa dan kapan, ketika datang untuk membuat dokumen, memodifikasi
dokumen, dll.
- Pengarsipan
Dokumen Elektronik: Rencana file yang mana? Di mana kami mengajukan
dokumen? Bagaimana?
- Pengarsipan
Dokumen Hardcopy: Dimana? Bagaimana? Apa saja persyaratannya?
- Keamanan
Informasi: Siapa yang dapat melihat dokumen? Informasi mana yang harus
dibatasi?
- Tools/Alat: Register,
daftar periksa, matriks distribusi, templat.
- Resource/Sumber daya:
Rencana sumber daya, deskripsi pekerjaan, peran &tanggung jawab,
manajemen keterampilan.
- Kesadaran tentang
Kontrol Dokumen di Perusahaan.
- Induction: Bagaimana memastikan bahwa
setiap DC dan setiap user tahu tentang rules, alat, proses dokumennya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar