Roadmap untuk penerapan Dokumen Kontrol

Cara memastikan sistem Kontrol Dokumen Anda berjalan. Bagaimana cara meningkatkan sistem Anda saat ini? Bagaimana cara menerapkan sistem baru?

Ketika datang ke sistem Kontrol Dokumen, kita cenderung lupa berapa banyak aktivitas dan item yang harus diperhitungkan. Kami telah membuat roadmap yang dapat digunakan untuk menilai sistem Kontrol Dokumen Anda saat ini.


Memang, sistem Kontrol Dokumen bukan hanya prosedur atau perangkat lunak. Ini jauh lebih dari itu. Setidaknya harus mencakup hal-hal berikut:

  • Strategi: Bagaimana strategi Perusahaan dalam hal Document Control? Departemen mana yang harus bekerja dengan DC? Kategori dokumen yang mana?
  • Mendokumentasikan aturan: Prosedur, Instruksi kepada Kontraktor, dll.
  • Lifecycle Dokumen: Apa siklus untuk dokumen internal? Untuk dokumen eksternal?
  • Proses DC: Siapa yang melakukan, apa dan kapan, ketika datang untuk membuat dokumen, memodifikasi dokumen, dll.
  • Pengarsipan Dokumen Elektronik: Rencana file yang mana? Di mana kami mengajukan dokumen? Bagaimana?
  • Pengarsipan Dokumen Hardcopy: Dimana? Bagaimana? Apa saja persyaratannya?
  • Keamanan Informasi: Siapa yang dapat melihat dokumen? Informasi mana yang harus dibatasi?
  • Tools/Alat: Register, daftar periksa, matriks distribusi, templat.
  • Resource/Sumber daya: Rencana sumber daya, deskripsi pekerjaan, peran &tanggung jawab, manajemen keterampilan.
  • Kesadaran tentang Kontrol Dokumen di Perusahaan.
  • Induction: Bagaimana memastikan bahwa setiap DC dan setiap user tahu tentang rules, alat, proses dokumennya.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Experience

Pengalaman saya sebagai Document Controller Engineering dan QAQC

Pages